Khi Vận Chuyển Hàng Hóa Cần Giấy Tờ Gì? 7 Chứng Từ Nên Có

Ngày nay, quá trình vận chuyển hàng hoá xuyên tỉnh phát triển không ngừng. Tuy nhiên, vấn đề về mặt chuẩn bị giấy tờ vận chuyển còn khá thiếu sót và khó khăn. Chính vì vậy câu hỏi khi vận chuyển hàng hóa cần giấy tờ gì ? Đang cần giải đáp kịp thời và nhanh chóng. Chúng tôi mời bạn đến với bài viết dưới đây của Vận tải AnzEn để tìm được câu trả lời cho câu hỏi trên. 

1. Khi vận chuyển hàng hóa nhà xe cần cung cấp giấy tờ gì?

1.1 Giấy tờ đi đường

Giấy vận chuyển hàng hóa đầu tiên mà bạn cần chuẩn bị là giấy tờ đi đường. Đây là loại giấy được cấp phép xe kinh doanh vận tải hàng hoá, thường sẽ được cấp cho từng đợt vận chuyển hàng hoá và tuỳ từng loại xe. Đặc biệt, nó sẽ được xem là làm chứng từ cho những phương tiện vận chuyển. Đây là loại giấy dùng để uỷ quyền cho những chiếc xe vận chuyển hàng đi các tỉnh.

Những nội dung thường xuất hiện trong giấy đi đường gồm có: nơi đi, nơi đến, phương tiện sử dụng, số ngày công tác, lý do lưu trú,… Đây là loại giấy có tác dụng xác thực tính minh bạch và sự rõ ràng trong quá trình vận chuyển hàng hoá. Tạo sự kiểm soát dễ dàng và nghiêm ngặt.

Liên Hệ Ngay 081 377 49 77

LIÊN HỆ NGAY 094 324 13 49

LIÊN HỆ NGAY 081 277 49 77

1.2. Giấy kinh doanh phương tiện vận chuyển

Đây là loại giấy tờ quan trọng đối với những doanh nghiệp trong lĩnh vực vận chuyển hàng hoá, nếu kinh doanh hợp pháp thì bắt buộc phải có giấy chứng minh kinh doanh vận chuyển. Những loại giấy tờ cần có trong danh mục giấy kinh doanh gồm có:

• • Giấy tờ của xe đang điều khiển.
  • Giấy tờ của người điều khiển phương tiện tham gia giao thông.
  • Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh vận tải.

1.3. Giấy tờ của người điều khiển phương tiện

Người điều khiển phương tiện để vận chuyển hàng hoá cũng cần chuẩn bị giấy tờ cần thiết. Điều này giúp cho quá trình vận chuyển nhanh chóng, giảm thiểu các tình huống không đáng xảy ra. Khoản mục này người điều khiển xe cần có những giấy tờ sau:

• • Giấy phép lái xe còn thời hạn, phù hợp với loại hình đang điều khiển hiện tại.
  • Giấy chứng nhận tập huấn lái xe taxi hoặc giấy tờ tương tự.
  • Giấy chứng nhận sức khoẻ định kỳ theo đúng thời hạn đối với chủ sở hữu xe.

1.4. Hợp đồng vận chuyển

Quy trình vận chuyển hàng hóa không thể thiếu hợp đồng vận chuyển, điều này đòi hỏi đơn vị vận tải phải có lộ trình giao dịch rõ ràng và minh bạch. Đây là loại hợp đồng đối với một lô hàng cần vận chuyển đến địa điểm nhận. Hợp đồng có chức năng xác nhận mối quan hệ giữa người sử dụng dịch vụ và đơn vị vận chuyển. Nội dung trong hợp đồng đảm bảo sự minh bạch, rõ ràng và đi đến thống nhất.

Giấy tờ trong hợp đồng giúp cho các quyền hạn giữa hai bên được cụ thể và rõ ràng, những phần trách nhiệm mà bên vận chuyển phải đảm bảo cũng được đưa vào hợp đồng. Chính vì những lý do quan trọng đó, mà quá trình lập hợp đồng cần phải được làm sớm và chính xác từng thông tin.

1.5. Giấy tờ xe

Các loại giấy tờ xe cũng được bao gồm trong quy trình vận chuyển hàng hóa. Đây là một trong những loại giấy tờ thiết yếu mà người điều khiển xe cần có. Người điều khiển phương tiện giao thông trong quá trình vận chuyển cần phải đảm bảo đầy đủ những loại giấy tờ sau đây:

• • Giấy đăng ký xe đang sở hữu.
  • Giấy chứng nhận bảo hiểm.
  • Giấy chứng nhận kiểm tra an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường, được dán tem kiểm định .
  • Giấy lưu hành cho xe quá khổ, quá tải (nếu có).
  • Sổ nhật trình chạy xe.

1.6. Các loại hóa đơn chứng từ

Ngoài việc chuẩn bị hàng hoá để vận chuyển, thì các giấy tờ cần thiết khi vận chuyển hàng hóa còn bao gồm cả hoá đơn chứng từ liên quan đến lô hàng đó. Các loại hoá đơn ( gồm VAT ) là một trong những loại chứng từ không thể bỏ qua. Đây là loại giấy tờ dùng để xác minh với đơn vị vận tải, khi chuyến hàng gặp trường hợp bất ngờ hoặc sự cố. Bên cạnh đó, hoá đơn chứng từ còn liên quan mật thiết đến quá trình kê khai trong chi phí vận chuyển. Tóm lại, đây là một trong những loại giấy tờ vô cùng quan trọng, bạn cần phải chuẩn bị và giữ gìn cẩn thận.

1.7. Giấy tờ xuất kho và vận chuyển nội bộ

Một loại giấy tờ cuối cùng mà bạn cần phải chuẩn bị cho câu hỏi khi vận chuyển hàng hóa cần giấy tờ gì. Chính là giấy tờ xuất kho và vận chuyển nội bộ, đây là loại giấy nếu hàng được lấy từ kho công ty. Phiếu xuất kho sử dụng trong trường hợp này khá cần thiết, chúng xác minh rằng loại hàng hoá này đã được lấy ra khỏi kho. Từ đó, việc kê khai đối với người làm kế toán dễ dàng hạch toán hơn.

>>>> GỢI Ý: Chứng từ vận tải đường bộ cập nhật chi tiết, mới nhất

2. Khi vận chuyển hàng hóa nhà xe cần cung cấp giấy tờ gì?

Bên vận chuyển chuẩn bị giấy tờ thì khách hàng cũng cần cung cấp những loại giấy tờ cần thiết cho bên vận chuyển. Theo thông tư số 94/2003/TTL, hàng hóa trên đường vận chuyển phải có hóa đơn, chứng từ kèm theo chứng minh nguồn gốc hàng hoá là hợp pháp, đảm bảo các yêu cầu sau:

• • Cơ sở kinh doanh bán lẻ hàng hóa nếu có giá trị thấp dưới mức quy định thì không phải lập hợp đồng. Cần phải lập bản kê bán lẻ hàng hóa theo từng lần bán, từng loại hàng,…
  • Hàng xuất kho để bán, đưa đi trao đổi, biếu, tặng,… phải có giá trị gia tăng. Hợp đồng bán hàng đúng với số lượng và giá trị của số hàng.
  • Hàng hóa xuất giao cho đại lý bán dùng 1 trong hai cách lập hoá đơn chứng từ như sau:
    • Sử dụng hoá đơn giá trị gia tăng hoặc hoá đơn bán hàng.
    • Sử dụng phiếu xuất hàng gửi bán đại lý kèm theo lệnh điều động nội bộ.
  • Cơ sở kinh doanh xuất nguyên liệu đưa đi gia công, cần phải có phiếu xuất kho ghi rõ xuất hàng đưa gia công kèm theo hợp đồng gia công. Khi trả lại, cơ sở gia công phải có phiếu xuất kho ghi rõ xuất sản phẩm gia công, trả lại cho đơn vị thuê gia công kèm theo hợp đồng gia công.
  • Hàng hóa của công ty đưa đi bán lưu động hoặc dự hội chợ triển lãm, phải có lệnh điều động nội bộ cùng với phiếu xuất kho, kiêm vận chuyển nội bộ giao cho đơn vị vận chuyển.
  • Với hàng hóa bị sai quy cách, chất lượng phải xuất trả lại bên bán phải có hợp đồng. Trong đó có hoá đơn giá trị gia tăng, hoá đơn bán hàng hoặc hoá đơn tự in.
  • Cơ sở kinh doanh xuất khẩu hàng hóa phải có 1 số loại hợp đồng. Trong đó có hoá đơn giá trị gia tăng, hoá đơn bán hàng hoặc hoá đơn tự in.
  • Các sản phẩm là hàng hóa mà người bán không thuộc đối tượng phải lập Hợp đồng bán hàng bao gồm:
    • Các cơ sở mua sản lâm, thủy, hải sản do người dân sản xuất, khái thác phải lập hợp đồng thu mua hàng lâm sản, thuỷ, hải sản, nông sản theo theo mẫu số 06/TMH-3LL
    • Cơ sở kinh doanh mua lại để bán hay nhận hàng ký gửi bán phải lập bảng kê mua hàng, nhận hàng ký gửi bán.
  • Cửa hàng hạch toán hoặc ngược lại phải gồm có những giấy tờ sau:
    • Hợp đồng giá trị gia tăng hoặc hoá đơn bán hàng.
    • Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm theo lệnh điều động nội bộ.

>>>> TÌM HIỂU NHANH: Hóa đơn vận chuyển | Hướng dẫn và tìm hiểu chi tiết

3. Vì sao vận chuyển hàng hóa cần lưu trữ giấy chứng từ?

Các giấy tờ cần thiết khi vận chuyển hàng hóa vô cùng cần thiết trong quá tình vận chuyển. Điều này giúp cho quá trình giao và nhận hàng được diễn ra nhanh chóng hơn. Người vận chuyển khi thực hiện lộ trình giao hàng sẽ cảm thấy an tâm, trong quá trình vượt qua các trạm kiểm soát. Những giấy tờ luôn đảm bảo những điều kiện cần và đủ về mặt pháp lý, chính vì thế có đầy đủ giấy tờ giúp việc vận chuyển diễn ra dễ dàng hơn.

Đặc biệt việc chuẩn bị các loại giấy tờ bên mình, thể hiện đơn vị vận tải chấp hành tốt các quy định pháp lý. Điều này tạo sự uy tín và chuyên nghiệp trong mắt khách hàng, đảm bảo lòng tin đối với khách hàng. Khi chuẩn bị những giấy tờ cần thiết một cách đầy đủ, thì việc xử lý những rủi ro hoặc sự cố trên đường sẽ dễ dàng và nhanh chóng hơn nhiều.

Liên Hệ Ngay 081 377 49 77

LIÊN HỆ NGAY 094 324 13 49

LIÊN HỆ NGAY 081 277 49 77

4. Đơn vị vận chuyển hàng hóa minh bạch, rõ ràng

Đến với đơnn vị Vận tải AnzEn bạn sẽ yên tâm về vấn đề chuẩn bị giấy tờ. Chúng tôi có lộ trình làm việc rõ ràng. Các danh mục cho từng công đoạn chuẩn bị giấy tờ được thực hiện đầy đủ. Vận tải AzEn tự hào khi sở hữu diện tích kho bãi lên đến 1000m2, gồm có 79 chiếc xe đa tri trọng đủ để đáp ứng tối đa nhu cầu của khách hàng. Chúng tôi nhận vận chuyển khắp 53 tỉnh thành trên toàn quốc. Bên cạnh đó AnzEn còn có hình thức vận chuyển đa dạng số lượng lớn.

Thông bài viết trên, chúng tôi mong rằng bạn đã có câu trả lời cho mình về thắc mắc khi vận chuyển hàng hóa cần giấy tờ gì. Hãy đến với Vận tải AnzEn để trải nghiệm dịch vụ vận chuyển chuyên nghiệp và uy tín nhất. Hãy liên hệ với chúng tôi nếu bạn có thắc mắc. Cảm ơn bạn đã đọc hết thông tin này.

>>>> BÀI VIẾT LIÊN QUAN:

• • Mẫu hợp đồng vận chuyển hàng hóa đúng quy chuẩn
  • Quy định thời gian đăng kiểm xe ô tô mới, chi tiết 2022

Võ Văn Sơn

Cảm thông là chìa mở tất cả các khóa trong hợp tác. Tôi là một người trực tính, nói được làm được. Không thích dài dòng trong công việc, luôn đặt quyền lợi khách hàng lên trước.