Bạn đã biết cách lập hóa đơn vận chuyển chưa? Cùng với sự phát triển kinh tế, ngày càng nhiều người có nhu cầu vận chuyển hàng hóa, dịch vụ đi xa. Theo quy định, ngoài hóa đơn bán hàng, các đơn vị cũng cần lập hóa đơn vận chuyển cho các đơn hàng. Hãy cùng Vận Tải Anzen tìm hiểu cách lập hóa đơn cước vận chuyển nhé.
1. Hóa Đơn Vận Chuyển Là Gì?
Hóa đơn vận chuyển (cước vận chuyển) là loại giấy tờ bắt buộc được lập từ người bán. Loại hóa đơn này liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa, dịch vụ. Hóa đơn cước vận chuyển còn được sử dụng cho trường hợp hàng hóa và dịch vụ trưng bày, quảng cáo. Ngoài ra, nó còn được dùng cho mặt hàng trao đổi, biếu, tặng,… hay thay thế phát lương cho người lao động. Khi chi phí vận chuyển được liệt kê thành mục riêng, nó sẽ được xem là một mặt hàng dịch vụ. Loại mặt hàng này cũng sẽ có hóa đơn đầu vào là giá vốn và hóa đơn bán ra là doanh thu. Loại sản phẩm vô hình này vẫn được theo dõi, hạch toán như những mặt hàng bình thường khác.
>>>> XEM NHANH: Khi vận chuyển hàng hóa cần giấy tờ gì? 7 chứng từ nên có
2. Những Quy Định Cần Biết Về Hóa Đơn Vận Chuyển Hợp Lệ
Giống với những loại hóa đơn khác, hóa đơn vận chuyển cũng là loại giấy tờ quan trọng trong với việc hoạch toán của doanh nghiệp. Cước vận chuyển sẽ giúp công ty kiểm soát được chi phí sản phẩm, khấu trừ thuế VAT. Chính vì vậy, việc tìm hiểu những quy định cơ bản về hóa đơn cước vận chuyển hợp lệ là hết sức cần thiết. Khi hiểu rõ các quy định về loại hóa đơn này, bạn có thể nắm rõ các khoản thu chi về cước phí cũng như theo dõi được tình hình kinh doanh của mình. Hơn hết, hóa đơn cước vận chuyển là loại giấy tờ bắt buộc theo quy định của pháp luật. Nó dùng để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp.
2.1. Quy định chung về ngày tháng trên hóa đơn
Muốn lập một hóa đơn cước vận chuyển, trước hết người lập cần nắm rõ quy định chung về cách ghi ngày-tháng trên hóa đơn. Sau đây là những quy định tiêu chuẩn về ngày tháng khi ghi hóa đơn cước vận chuyển:
-
- Ngày lập hoá đơn tính từ thời điểm doanh nghiệp chuyển giao quyền sử dụng, sở hữu hàng hóa, dịch vụ cho bên mua. Đặc biệt, chúng ta sẽ không phân biệt khách hàng đã thanh toán sản phẩm, dịch vụ cho ta hay chưa. Khi sản phẩm, dịch vụ được giao đến tay khách hàng, phòng kế toán sẽ ghi nhận là ta đã bán sản phẩm, dịch vụ đó.
- Đối với trường hợp của các đơn vị cung cấp dịch vụ vận tải, ngày lập hóa đơn là ngày ta thu tiền của khách hàng. Không phân biệt khách hàng thanh toán trước hay sau, hóa đơn chỉ được kê khai sau khi khách hàng đã trả tiền.
2.2. Nội dung cần có trong bảng kê
Ngoài quy định về cách ghi ngày tháng, nội dung trong bảng kê cũng cần được cung cấp đầy đủ, chi tiết. Nó được dùng với mục đích chính là liệt kê những hàng hóa, dịch vụ người bán đã cung cấp cho bên mua. Nội dung bảng kê sẽ giúp người đọc tiết kiệm thời gian xem khi hóa đơn vì các mặt hàng sẽ được liệt kê cụ thể, rõ ràng. Trong một bảng kê của hóa đơn cước vận chuyển cần có những thông tin sau:
-
- Tên người bán hàng, địa chỉ liên lạc, mã số thuế
- Tên hàng (hoặc mã số sản phẩm), số lượng, đơn giá cho mỗi sản phẩm, thành tiền
Trường hợp bên bán có nộp thuế VAT với phương thức khấu trừ, nội dung trong bảng kê phải gồm “tiền thuế VAT” và “thuế suất VAT”. Lưu ý thêm là số tiền ghi trên hóa đơn VAT, phải đúng với tổng cộng số tiền thanh toán chưa thuế. Đặc biệt, cuối hóa đơn phải có chữ ký của cả bên bán và bên mua. Điều này để xác nhận rằng hóa đơn được lập trên sự đồng ý của cả hai bên. Bên bán và bên mua cũng cần phải giữ lại bảng kê để kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết.
>>>> BẠN SẼ CẦN: Chứng từ vận tải đường bộ cập nhật chi tiết, mới nhất
3. Các Trường Hợp Vận Chuyển Cần Cung Ứng Hóa Đơn
Theo quy định, với những cước phí có giá trị trên 200000 VND, nhà xe phải lập hóa đơn cước vận chuyển. Trường hợp khách không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp thông tin liên lạc, nhà xe vẫn phải lập hóa đơn. Trong tình huống này, trong hóa đơn cần được ghi rõ thông tin. Ví dụ: “người mua không lấy hóa đơn”, “người mua không cung cấp đủ thông tin…”.
Tuy nhiên, Anzen khuyên khách hàng khi sử dụng dịch vụ vận chuyển, nên yêu cầu nhà xe cung cấp hóa đơn. Khi có hóa đơn, khách hàng sẽ dễ dàng kiểm tra, theo dõi tình trạng vận đơn hàng. Trong tình huống không may, khách hàng cũng có căn cứ để yêu cầu bồi thường thiệt hại.
4. Tìm Hiểu Quy Định Hóa Đơn Cập Nhật Mới Ngày 01/11/2021
Tháng 11/2021, nhà nước ta đã có nhiều quy định, cải cách mới liên quan đến việc cập nhật hóa đơn cước vận chuyển. Trong số đó, một số mặt hàng, dịch vụ sẽ được giảm thuế giá trị gia tăng (VAT). Do đó, cần có sự điều chỉnh khi lập hóa đơn cước vận chuyển. Bạn đã biết về những điều chỉnh mới này chưa? Hãy cùng Anzen tìm hiểu quy định hóa đơn cập nhật mới nhé.
4.1. Các tỉnh thành thí điểm áp dụng hóa đơn điện tử
Tính đến tháng 11 năm 2021, có 6 tỉnh thành được chọn là nơi “thí điểm” làm quen với hóa đơn điện tử theo công văn 10847 của bộ tài chính. Những địa phương đó bao gồm: Hà Nội, Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Quảng Ninh, Phú Thọ và Bình Định. Với những lợi ích mà hóa đơn điện tử mang lại, nhà nước ta đang chủ trương số hóa dần các hóa đơn truyền thống. Theo dự kiến của chính phủ, trên cả nước ta sẽ tạm biệt với loại hóa đơn giấy từ tháng 7 năm nay.
4.2. Những sản phẩm dịch vụ giảm thuế cần phải lập hóa đơn
Nếu doanh nghiệp kinh doanh nhiều mặt hàng, họ cần lập hóa đơn riêng với mặt hàng giảm thuế VAT. Theo quy định, các loại sản phẩm, dịch vụ được giảm thuế giá trị gia tăng bao gồm:
-
- Các dịch vụ vận tải đường bộ, đường sắt, đường thủy và hàng không
- Các dịch vụ lưu trú, ăn uống; các doanh nghiệp kinh doanh những dịch vụ liên quan đến ngành du lịch
- Các sản phẩm và dịch vụ xuất bản. (Không bao gồm phần mềm xuất bản và các hàng hóa, dịch vụ kinh doanh theo hình thức trực tuyến.)
- Dịch vụ sản xuất phim điện ảnh, chưởng trình truyền hình, xuất bản âm nhạc, tác phẩm nghệ thuật,…
- Các dịch vụ của thư viện, bảo tàng lưu trữ và các hoạt động văn hóa khác
- Các dịch vụ thể thao, vui chơi giải trí
4.3. Điều chỉnh sai xót với các hóa đơn theo thuế chưa giảm
Khác với những hóa đơn theo thuế đã giảm, các hóa đơn kê khai theo thuế suất hoặc VAT chưa giảm cần lưu ý những điều sau:
-
- Bên bán và bên mua cần có biên bản, giấy tờ rõ ràng về việc thỏa thuận, ghi rõ nhưng sai xót
- Bên bán sẽ phải lập hóa đơn điều chỉnh những sai sót và giao hóa đơn đã điều chỉnh cho bên mua. Đặc biệt, trong hóa đơn điều chỉnh, bên bán phải kê khai điều chỉnh thuế đầu ra. Tương tự vậy, bên mua cũng phải kê khai điều chỉnh thuế đầu vào (nếu có).
4.4. Xử lý các hóa đơn được in sẵn mệnh giá
Có một trường hợp đặc biệt cần lưu ý cho những tổ chức, doanh nghiệp kinh doanh các mặt hàng được giảm thuế. Nếu doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng những hóa đơn đặt được in sẵn mệnh giá trước đó, họ cần đóng dấu theo giá giảm. Mức giá mới này phải được đóng dấu ngay bên cạnh mức giá cũ đã được in sẵn để tiếp tục sử dụng.
5. Hướng Dẫn Lập Hóa Đơn Vận Chuyển Hàng Hóa
Khi lập hóa đơn vận chuyển, các đơn vị cần tuân theo một số quy định chung cụ thể. Thông thường, người ta chia các đơn vị thành hai trường hợp cụ thể như sau:
-
- Đối với những đơn vị cung cấp dịch vụ vận chuyển:
Khi lập hóa đơn điện tử, đơn vị cần lưu ý về nội dung trên hóa đơn điện tử. Cụ thể, nội dung là dịch vụ vận tải và phải được đính kèm bảng kê khai. Bảng kê khai phải liệt kê chi tiết các số liệu phù hợp với quy định pháp luật.
-
- Với những đơn vị có nhận hóa đơn bao gồm thuế VAT của các dịch vụ vận chuyển khác:
Tương tự như trên, nội dung cũng được ghi là dịch vụ vận tải và được đính kèm bảng kê khai. Các chi tiết số liệu này đặc biệt ở chỗ là được dùng để căn cứ kê khai và nộp thuế. Đồng thời, nó cũng là giấy tờ để đối chiếu giữa người mua và người bán.
5.1. Cách xuất hóa đơn vận chuyển hàng hóa
Sau khi đã lập hóa đơn cước vận chuyển hàng hóa, bước tiếp theo ta sẽ tiến hành xuất hóa đơn. Các đơn vị cần lưu ý một số quy định về cách xuất hóa đơn vận chuyển hàng hóa như sau.
-
- Theo khoản 7, điều 3, thông tư số 26/2015/TT-BTC quy định:
Người bán phải lập hóa đơn cho tất cả các loại hàng hóa, dịch vụ mà họ kinh doanh. Nó sẽ bao gồm cả những trường hợp dùng để trưng bày,quảng cáo hay biếu tặng,… (Trừ một số trường hợp đặc biệt như hàng hóa luân chuyển, tiêu dùng nội bộ để duy trì sản xuất.)
-
- Theo khoản 2, điều 16, thông tư số 39/2014/TT-BTC quy định:
Về tiêu thức ngày tháng năm lập hóa đơn:
-
-
- Đối với đơn vị bán hàng hóa: là thời điểm chuyển giao quyền sử dụng hay sở hữu cho bên mua, không phân biệt đã nhận tiền hay chưa.
- Đối với đơn vị cung cấp dịch vụ: Là ngày hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không biệt đã thu tiền hay chưa. Trường hợp đã thu tiền trước thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.
- Đối với đơn vị xây dựng, lắp đặt: Ngày lập hóa đơn là lúc nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục,.. không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
-
Như vậy ta có hai kết luận về cách xuất hóa đơn như sau:
-
-
- Nếu ngày giao hàng và ngày hoàn thành dịch vụ vận chuyển trùng nhau thì ghi trên một hóa đơn.
- Trường hợp, ngày giao hàng và ngày hoàn thành dịch vụ vận chuyển khác nhau, đơn vị phải lập hai hóa đơn.
-
Vận tải AnzEn – Đơn vị vận tải uy tín luôn xuất hóa đơn vận chuyển
5.2. Mẫu xuất hóa đơn vận chuyển
Sử dụng hóa đơn điện tử giúp cải thiện nhược điểm của các hóa đơn giấy thông thường. Khi sử dụng hóa đơn giấy, người dùng phải chú ý trong việc lưu giữ, bảo quản hóa đơn. Còn đối với những mẫu hóa đơn điện tử, bạn không cần lo lắng sẽ bỏ quên chúng ở đâu. Chỉ cần có thiết bị điện tử có kết nối Internet, bạn có thể dễ dàng lập, lưu trữ hóa đơn theo đúng quy định. Hiện tại, có rất nhiều mẫu hóa đơn điện tử theo đúng pháp luật. Tùy theo mặt hàng kinh doanh, bạn sẽ sử dụng những mẫu hóa đơn cước khác nhau.
Trên đây là toàn bộ những thông tin liên quan về hóa đơn vận chuyển. Bạn đã biết cách lập loại hóa đơn cước này chưa? Hy vọng đây sẽ là những thông tin bổ ích mang đến bạn. Hãy theo dõi Vận Tải Anzen để cập nhật thêm tình hình các cách thức, mức giá vận chuyển nhé.
>>>> BÀI VIẾT LIÊN QUAN:
Thông tin liên hệ: Hệ thống kho bãi
Cảm thông là chìa mở tất cả các khóa trong hợp tác. Tôi là một người trực tính, nói được làm được. Không thích dài dòng trong công việc, luôn đặt quyền lợi khách hàng lên trước.
